Maus hábitos são muito sutis para serem percebidos, até se tornarem muito difíceis de serem corrigidos
“Se não consegues descrever o que faz como um processo, você não sabe o que está fazendo.” [W. Edwards Deming]
“É a estrutura organizacional, e não somente os trabalhadores, quem possui a chave para melhorar a qualidade das atividades.” [W. Edwards Deming]
Independente, se um pequeno negócio ou uma grande corporação, são pessoas quem realizam grande parte das atividades no ambiente corporativo; e é papel do gestor transformar toda esta energia pessoal em resultados, criando uma sistemática que liberte sua equipe e não uma que os prenda.
Em seu livro A Mão Visível, Chandler descreveu como a recente malha ferroviária em 1850 estava transformando empresas familiares em grandes corporações e a contratação de parentes ou amigos de confiança foi substituída pela contratação de gestores especializados em coordenação e comunicação corporativa.
A padronização e uniformidade das atividades foi o primeiro passo para a produção massiva, mesmo antes da existência da própria automação e mecanização. Consta dentre as principais responsabilidades dos gestores e coordenadores, portanto, operacionalizar as visões organizacionais garantindo eficiência, redução de custos e confiabilidade dos processos que regem as atividades de todo corpo de trabalhadores.
A criação de processos é umas das principais diretrizes que a organização pode prover e mais influente mecanismo que permite um negócio crescer e evoluir, onde o gestor é uma importante engrenagem que deve garantir a boa manutenção e conduta de modo que não sufoque a criatividade e ao mesmo tempo permita uniformidade e padronização sem demasiada burocracia.
Um grande aliado na execução e manutenção de processos são as ferramentas tecnológicas; um ferrenho inimigo é o hábito, pois é capaz de distorcer a lógica, obscurecer a racionalidade, bem como dar uma falsa sensação de confiança de que fazer o mesmo sempre é o mais correto.
A criação de um processo não implica necessariamente em alteração do modelo de trabalho, e em alguns casos trata-se apenas de uma formalização do “modo operandis” existente, contudo mesmo nestes casos trata-se de um passo importante, pois permite a organização clarificar as atividades o que facilita o gerenciamento e monitoramento do que é produzido no dia a dia.
Infelizmente, em grande parte dos casos, a criação de processos é relacionada a perda de criatividade, excesso de burocracia e muitas vezes vista como uma disciplina invasiva que tenta ditar como grandes talentos devem trabalhar. Para evitar tal efeito colateral, é importante dar ao colaborador uma flexibilidade para que possa atuar de acordo com sua individualidade concentrando em formalizações que foque no resultado coletivo esperado.
Outra grande armadilha consiste na presunção de que um processo deve ditar a evolução no modelo de trabalho de uma organização. Parece ser mais prudente copiar o modelo social, que tem demonstrado que a excentricidade, a inovação e o avanço tecnológico devem pressionar esta evolução; sendo obrigação do gestor compreendê-las e utilizar o processo facilitar o entendimento e o acesso a estas melhores práticas à todos.
